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[비즈 스토리] 업무도 스마트하게, 내가 있는 곳이 사무실

중앙일보 2016.01.20 00:02 1면 지면보기
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비즈스카이프는 업무용 통합 커뮤니케이션 솔루션이다. 유선전화·PC·모바일·태블릿까지 모든 커뮤니케이션 수단을 통합해 스마트워크플레이스를 구현한다. [사진 LG유플러스]

대리 3년 차 직장인 김수연(33)씨는 회사업무와 불규칙한 퇴근시간으로 매번 신년 계획을 포기해 왔다. 한번 시작하면 멈출 줄 모르는 긴 회의와 외주업체 미팅으로 문서작성·결재 등 회사 내부 업무는 오후 6시가 넘어서야 처리할 수 있었기 때문이다. 그러던 일상에 변화가 찾아왔다. 스마트해진 업무환경 덕분이다.

LG유플러스 'Biz스카이프' 선봬
PC·모바일·전화 통합 업무 솔루션
엑셀·파워포인트·워드 자료 공유 작업

스마트폰이나 태블릿 등 스마트 기기를 통해 외부에서도 실시간 업무처리가 가능해지며 업무 효율성이 높아졌다.

김씨는 “예전엔 평균 9시가 넘어서야 퇴근이 가능했지만 최근에는 7시 전에 퇴근할 수 있게 되면서 저녁시간에 여유가 생겼다”며 “매번 생각으로 끝내야 했던 신년계획을 올해는 지킬 수 있을 것 같다”고 말했다.

스마트한 업무환경은 직원은 물론 기업 대표의 일상에도 변화를 가져왔다.

디자인회사 인톡스의 양윤준(40) 대표는 “디자인을 의뢰하는 업체 담당자와의 미팅과 디자인 작업에 필요한 회의, 밀려드는 서류결재로 눈코 뜰새 없이 바쁘게 지냈지만 스마트 기기 발달로 언제 어디서나 디자인 확인이 가능해지고, 수정·결재를 진행할 수 있게 되면서 그간 누리지 못 했던 여가를 즐길 수 있게 됐다”고 전했다. 최종 결재를 기다리느라 쓸데없이 시간을 보내던 직원들의 고충도 줄어들게 됐다.

해외에선 이미 근무시간이 길면 더 많은 일을 할 것이란 통념이 깨지기 시작했다.

스웨덴이 대표적이다. 스웨덴의 기업들은 ‘6시간 근로제’를 도입하고 있다. 스웨덴의 한 앱 개발회사는 근로시간을 2시간 줄인 이후 직원의 업무 증진 효과를 얻었다. 온라인 쇼핑, 수다 등으로 하루 평균 1시간 30분에서 3시간을 허비했던 직원들이 자발적으로 업무에 집중하게 되면서 업무효율성은 높아졌다.

국내에서도 스마트 워크 구현을 위한 노력이 시작됐다. 특히 LG유플러스는 효율적이고 생산적인 업무 처리를 위한 통합 커뮤니케이션 서비스 ‘Biz 스카이프’를 선보였다.

비즈스카이프는 인터넷 전화 기반 클라우드 방식의 업무용 통합 커뮤니케이션 솔루션이다. 내 손 안에 사무실 ‘스마트워크플레이스’를 구현했다. 비즈스카이프를 이용하면 클릭 한 번으로 비즈스카이프 내 기업 조직도나 주소록을 통해 연락을 취할 수 있다. 모바일에서도 내선 통화를 사용할 수 있고 단체 메일링 및 문서공유도 가능하다.

긴급히 통화를 해야 하는데 상대가 통화 중인 경우엔 ‘상태알림 예약 기능’을 활용하면 된다. 이 기능은 상대방이 통화가 끝나면 바로 통화를 시작할 수 있게 알려 준다.

PC에서 동료 직원 또는 외부 고객의 번호를 복수로 선택해 문자를 발송하는 기능도 있다. 전화·영상 통화·문자 조직도 주소록이 모두 연계돼 하나의 통합 플랫폼을 제공한다.

비즈스카이프는 업무처리에 꼭 필요한 문서 호환성을 갖췄다. 엑셀·파워포인트·워드 등 모든 업무자료를 실시간으로 확인할 수 있다. 음성 통화 중에도 문서 공유가 가능하다.

회의시간 단축을 도와주는 다자간 영상회의 기능도 눈에 띈다. 직장인의 업무처리를 방해하는 가장 큰 원인으로 보통 회의가 꼽힌다. LG유플러스 관계자는 “하루에도 몇 번씩 진행되는 회의지만 아무런 결과 없이 끝나는 경우가 부지기수다.

여기에 참석자 일정 확인부터 회의실 예약, 회의자료 준비 및 복사 등 회의를 준비하는데 보통 1시간 이상이 소요되고 회의로 인해 업무 처리 시간이 부족해 업무는 쌓여만 간다”면서 “비즈스카이프를 이용하면 외근 중 긴급회의에 소집이 되거나 교통체증 등으로 회의 참석이 어려울 경우에도 모바일이나 태블릿으로 영상회의·음성회의 참석이 가능하다. 각종 서류를 같이 보면서 회의를 진행할 수 있어 업무효율성이 높아진다”고 설명했다. 이때 모든 통화 기록은 녹화할 수 있다.

무엇보다 비즈스카이프를 이용하면 정액형의 합리적인 월 이용 요금으로 스마트워크 플레이스 구현이 가능하다. 운영체제 업그레이드나 서비스 업그레이드 시 별도의 추가 비용이 발생하지 않는다. 기본 구축형 솔루션의 경우 초기 구축비용이 수천만원에서 수억원에 달하고 유지보수 및 업그레이드 등 추가적 비용이 발생했던 것과 대조적이다.

LG유플러스 관계자는 “50인 규모 중소기업이 스마트워크 환경을 구축하기 위해선 초기 투자비용이 3500만원에 월 유지비 100만원이 소요되지만 비즈스카이프는 최저 월 30만원 수준으로 이용할 수 있다”며 “대한민국 340만 중소기업과 모든 직장인이 ‘칼퇴’의 기쁨을 느끼길 바란다”고 전했다.

배은나 객원기자 bae.eunna@joongang.co.kr
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